営業時間外に掛かってくる電話の対応はどうすればいいのか？

• 電話対応にお困りの方をお手伝い。大切な連絡を逃さない「CUBEの電話代行サービス」≫≫≫

人気ランキングはこちら≫≫≫

営業時間外に掛かってくる電話は対応する必要アリ？ナシ？

初めに営業時間外に掛けられてきた電話に対し対応する必要があるのか？といった疑問を持つ人も多いと思います。
始業前の朝早い時間や就業後の遅い時間に掛けられてくる電話において、

基本的に電話に出なければいけないといった義務はない

とされています。
営業時間外の場合、いくら社内に滞在していたからと言って電話に出なくても良いということになり、これは、法律に触れる心配もありません。
営業時間外にまで電話対応が必要となると、その分、余計に人を雇い対応する必要もあり人件費もかさんでしまいます。
また、社内にいるのだから営業時間外であっても電話に出て対応すべきだという人もいるかもしれませんが、営業時間外に社内に残り残業しているということは、それだけ仕事が忙しいという証です。
そんな中、営業時間外の電話対応まで行っていたら終わる仕事も終わりません。
もちろん、これには例外もあります。
例え、営業時間外であっても積極的に電話対応を行う必要な業種もあります。
24時間対応を明記しているところはもちろん、葬儀社や修理業者の場合、営業時間外であっても電話対応を行うことで、他に仕事を取られずに済ませることができます。
このような業種においては、営業時間外であっても積極的な電話対応が求められます。

営業時間外の電話対応はどうすれば良いのか？

例え、営業時間外であっても掛かってきた電話を無視することができないと考えられる場合、いくつかの方法から営業時間外への電話対応を選ぶ必要があります。
その中でも最も多くの企業で採用されているのが、留守番電話での対応です。
営業時間が終わると留守番電話に切り替えられ「「ありがとうございます。○○でございます。誠に申し訳ありませんが本日の営業は終了いたしました。」と応答メッセージを流して完了といったパターンです。
この場合、相手のメッセージは残すことができない設定になっていることが多く、一方的に営業時間が終了していることを伝えるものとなります。
ただし、業種によっては、ここでメッセージ録音アリに設定しておいても良いかと思います。
そうすることで、翌日からの仕事をスムーズに進めることが可能になる場合が考えられます。
また、電話転送機能を利用することも少なくありません。
営業時間外であっても、絶対に仕事を取りこぼしたくないといった業種などの場合、会社に掛けられてきた電話を自宅や個人所有の携帯電話に転送することで営業時間外であっても仕事を取りこぼすことはありません。
しかし、この場合、どうしても、プライベートな時間を邪魔してしまうことになります。
そのため、電話当番を決め営業時間外の電話対応を行うなどといった工夫が必要です。

電話代行サービスがおすすめ！

営業時間外であっても留守番電話だけで対応することは難しい。
営業時間外であっても仕事を取りこぼしたくはない。
ただし、社員にはプライベートを大切にしてほしい。
時間外手当を出すことが難しいなどという場合には、電話代行サービスの利用がおすすめです。
電話代行サービスを利用すれば、営業時間外であっても的確な電話対応を行うことが可能です。
営業時間内と変わらず、人が電話で直接、対応することで柔軟な電話対応が可能となります。
この場合、会社に電話当番を在中させる必要はありません。
もちろん、社員への転送電話も不要で電話代行サービスにて対応が可能です。
もちろん、電話代行サービスがすべてに応えることはできません。
そのような際は、担当者にメールや電話で連絡が入り的確な返答を行うことが可能です。
このように電話代行サービスを有効的に利用することで、社員への負担を軽減させてうえで営業時間外での電話対応を柔軟に進めることができ、仕事関係者に迷惑をかけることがない、仕事を取りこぼすことがないといった形で対応することが可能となります。

• 電話対応にお困りの方をお手伝い。大切な連絡を逃さない「CUBEの電話代行サービス」≫≫≫