定番のフレーズさえ覚えておけば、突然の英語の電話対応も安心！

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突然の英語での電話対応が必要になったら？

業種によっては、頻繁に英語での電話対応が必要になることもあると思いますが、一般的な業種の場合、そう多くはないと思われる英語での電話対応。
突然、受話器を取ったら英語で話しかけられたら英語に自信がない人の場合、少しパニックになってしまうのではないでしょうか。
そんな時でも少しの注意や定番フレーズを覚えておくことで対応は可能です。
まず基本は、ゆっくりハッキリと対応することです。
英語に自信がない場合、どうしても声が小さくなってしまいがちですが、それではより相手に伝わりにくくなります。
そのため、ゆっくりハッキリを心掛け対応することが大切です。
その上で、丁寧な対応も必要になることから、Could you、May I や pleaseをうまく活用します。
そうすることでより丁寧な電話対応を行うことが可能になります。

英語の電話対応に使える定番フレーズ

ビジネスにおける英語の電話対応においては、いくつかの定番フレーズを知っておくことである程度、対応することが可能です。
事前に定番フレーズを頭に入れておく、自信がない場合は、デスクなど見えるところに書いておくといったことで簡単な英語の電話対応なら行うことが可能です。
では、どのようなフレーズを覚えておけば良いのでしょうか。
まず初めに全く英語の自信がない場合は、以下のようなフレーズを覚えておいてください。
「英語が得意ではありません」という意味を指すMy English isn’t very good/strong.
「英語ができる人に代わります」という意味を指すI’ll get someone who speaks English.
「少々お待ちください」という意味を指すPlease hold. One moment please.やCould you hold for a moment/second?やCould you please hold?
これだけを伝え、英語を得意とする人に代われば問題なく電話対応を行うことができます。
間違っても、黙って保留にすることだけは避けなければいけません。
正直に英語が苦手なことを伝え電話を取り次ぐことが大切なのです。
次に自分自身で対応する場合は、以下のような流れとなります。
電話対応の基本となる、挨拶から始まり名前の確認、用件の確認をまずは行います。
「お電話ありがとうございます。」といった挨拶はThank you for calling.のほか、Good morning/afternoon.やHelloでも構いません。
次に自分の名前は○○Trade. This is ◯◯ speaking.と○には社名と自分の名前を入れて伝えます
その後、How may I help you?と用件の確認を行い、相手が名前を名乗っていない場合は、May I ask who’s calling, please?と「どちらさまですか？」と名前を確認します。
その後、誰に用事があるのかWho would you like to speak to?と尋ねます。
万が一、聞き取りにくい場合は、「もう一度お願いします」とCould you say that again?で確認します。
そのほか、ゆっくり話してほしい時は、Could you please speak a little slower?やCould you please speak more slowly?
もう少し声を大きくしてほしい時は、Could you please speak a little louder?やCould you please speak up?とお願いします。
その後、担当者に電話をつなぐことができる場合は、I’ll put you through.やI’ll transfer you.と伝え電話をつなぎます。
反対に担当者は電話に出ることができない場合は、「電話に出られません。」とHe/She is not available right now.と伝えるほか、より丁寧に伝えたい場合は、「ただいま、席を外しております」とHe/She is not at his/her desk at the moment.と伝えるほか、「1時間ほどで戻ります」とHe/She will be back in an hour.と伝えます。
そのほかにも覚えておきたい定番フレーズとしては、
「折り返しお電話させましょうか？」Should I have him/her call you back?
「電話番号をいただけますか？」May I have your phone/contact number?
「お電話をいただいたことをお伝えしておきます」I’ll tell him/her you called.などがあります。

自信がない場合は電話代行サービスの利用がおすすめ！

英語に自信がない人が英語の電話対応を行うことで、ミスが発生することは十分に考えられます。
どれだけ定番フレーズを覚えていても、必ず、その定番フレーズ通りに話が進むとは限らないためです。
そのことから、英語の電話対応に不安がある場合は無理をせず電話代行サービスを利用してみてはいかがでしょうか。
英語の電話対応も可能な電話代行サービスを利用することで未然にミスを防ぐことができ安心です。

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