的確さを求められる電話メモの取り方

• 電話対応にお困りの方をお手伝い。大切な連絡を逃さない「CUBEの電話代行サービス」≫≫≫

人気ランキングはこちら≫≫≫

電話メモに求められることは的確さです！

電話対応においてメモを取るということは基本中の基本です。
しかし、急にかかってきた電話や電話対応になれていない場合、メモを取ることができない場合やメモを取ったとしても、その内容が的確でない場合もあります。
そのようなことが起きないように以下のポイントに注意し電話メモを取ることをおすすめします。
まず、電話メモの基本は「いつ、誰から」から始まります。
電話を取った時点で日時をメモに取り、かかってきた相手の会社名、所属先、名前をメモしておきます。
相手によっては名乗らず話を進めてくる人もいます。
そのような場合は、そのままにせず、「恐れ入りますが、御社名とお名前を頂戴できますでしょうか」伝え確認します。
その際、漢字の確認が必要な場合も発生します。
名前の漢字を確認する際は少し注意が必要で、基本的に相手に嫌な思いをさせない心使いが必要です。
次に用件の確認をします。
担当者が不在などで電話に出ることができないことを伝え、「差し支えなければご用件をお伺いさせていただいてもよろしいでしょうか」と伝えます。
その際、「結構です。」と言われたら、無理に聞き出す必要はありません。
反対に相手が用件を伝えてきた際には、重要点をまとめメモを取ることが大切です。
また、折り返しの電話の有無も確認しておくと安心です。
その際、聞きなれない相手の場合は必ず相手の連絡先も確認しメモしておきます。
よく耳にする相手の場合は、特に連絡先の確認は必要ありません。

電話メモの際のポイント

メモを取る際、復唱しながら行うことで間違いを防ぐことが可能になります。
復唱の際、相手に指摘された場合は「大変失礼致しました。」と伝え正しい内容に訂正しておきます。
特に相手の名前や電話番号は必ず復唱し確認することが大切です。
伝言を頼まれた場合は、要点をまとめメモすることが大切です。
相手が話している言葉一字一句をメモしている時間はなく、伝言を聞きながら必要なことのみメモに取ることが大切なのです。
多少、読みづらい文字になってしまっても、自分で読むことができれば後で書き直すことができます。
もちろん、すべて漢字でメモを取る必要もありません。
ひらがなやカタカナ、時には英語、略語も適宜使用します。
例えば、電話の場合、TELに変換することでわかりやすく短時間でメモを取ることが可能になります。
また、漢字はカタカナにしておくと短時間でわかりやすくメモを取ることができ、おすすめです。

電話メモはメモを取って終わりではありません。

電話メモは、メモを取って終わりではありません。
その電話メモを相手に渡し読んでもらって初めて完了です。
付箋などにメモを書きデスクやパソコンに貼って完了！という人もいますが、付箋の場合、外れやすく何かのきっかけで外れて落ちてしまっているかもわかりません。
その結果、伝達ミスが起きてしまい、相手にそして、担当者にも大きな迷惑をかけてしまうことがあります。
そのため、確実にわかりやすい場所、そして、紛失しないように注意し電話メモを置いておくことが大切です。
そして何より大切なのが声かけです。
相手に声をかけ、電話があったことやメモをデスクに置いていることを伝えることが大切です。

電話対応はプロにお任せしてみては？

慣れていないと的確に電話メモを取ることは意外と難しく、些細な行き違いで大きなミスに発展することも十分に考えられます。
そのため、そのような大きなミスを事前に防ぐためにも電話対応はプロに任せてみるといった方法も一つの選択肢だと思います。
ミスを防ぐことができるだけではなく電話対応を軽減させることができ、仕事の効率アップにもつなげることが可能です。

• 電話対応にお困りの方をお手伝い。大切な連絡を逃さない「CUBEの電話代行サービス」≫≫≫