メールの返事か来ない時はどうすれば良い？

• 電話対応にお困りの方をお手伝い。大切な連絡を逃さない「CUBEの電話代行サービス」≫≫≫

人気ランキングはこちら≫≫≫

そもそも、メールは不確かな手段であるということを理解しておくこと！

そもそも、メールという手段は確実な手段だと言えるのでしょうか。
電話とは違い相手がメールを受け取っていると確認することが難しく、場合によってはメール自体送信されていないことも考えられます。
不具合による送信ミスやもしかしたらアドレスが間違っているかもしれません。
また、無事に相手に届いていたとしても迷惑メールと間違えられ迷惑メールフォルダに振り分けられ見つけられていない、削除されてしまったなどが発生しているかもしれません。
手軽に送信することができ非常に便利なメール。
確実に相手に届き相手が確認してくれれば、これほど便利なものはないと思います。
電話とは異なり内容も文字として残すこともでき内容の行き違いも発生しにくくなります。
しかし、ごくまれに以上のようなことが原因で相手にメールが届いていないこともある、気付いてもらえていないこともある、ということを頭に入れておくことも大切です。

返事がない原因を考えてみる

相手から返信がない時、「メールを見たにもかかわらず返信をしてこない。」と頭ごなしに決めつけることは危険です。
そのように考えると誰でも腹が立つことと思います。
その結果、関係性が悪くなってしまう可能性もあります。
そこで、もし、いくら待ってもメールの返信がない場合は、少し冷静になり1つ1つ確認することから始めてみてください。
まずは、自分の送信済みフォルダの確認を行います。
忙しさのあまり、送信したつもりでも送信できていないことも十分に考えられます。
下書きに入ったまま送れていない場合やアドレスミスなどで送信ミスになっている場合もあります。
これらをチェックしたうえで、確実にメールが送信済みだとわかったとき次のステップに進みます。
今度は相手側のことを考えます。
相手側のサーバーやパソコンの調子が悪く届いてないかもしれない。
迷惑メールフォルダに入ってしまっているのかもしれない。
忙しくて忘れているのかもしれない。
体調不良でお休みされているかもしれない。
など、相手がメールの返信を行わない理由は様々考えられます。
メールの場合、既読システムなどがなく相手に届いているのか、読んでいるのか、などを確認することが難しい点がデメリットだということを踏まえメールを利用するということが大切です。

メールの返事の催促を行う際に注意すべきこととは？

どれだけ待ってもメールの返事が来ない時は、やはり、催促するしかありません。
この催促で大切なのが相手に非があると決めつけないことです。
自分にも非があるかもしれないという気持ちで対応することです。
そこで、大切なのがまず、催促のタイミングです。
ビジネスマナーとしてメールの返信は24時間以内とされています。
とは言っても相手にも都合というものがあります。
そのため、1日や2日程度で返信が可能なメールにおいては３日後を目安に。
また、事前に○○日までと返信期限を伝えている場合は、その期限を超えたら催促を行います。
催促のメールを送る際、おすすめは午前中です。
午前中に送ることで、その日１日、相手に余裕を持たせることが可能となります。
もちろん、催促メールであると相手に気付かれることのないようにメールの内容にも注意が必要です。
状況確認から始めるようにし「送らせて頂いたメールにご不明な点はございませんか。」「メールをお送りしましたが、ご確認いただけたでしょうか。」などと明記し、その上で、メールの返信がない旨を伝えます。
その際も丁寧な言葉使いを心掛け、「メールの返信が確認できなかったため、念のためご連絡しました。」といった内容がおすすめです。
メールの催促を行う際は、いつ、どのような用件でメールを送ったのかも明確にしておくと相手も確認しやすくなり、おすすめです。
また、いつまでに返事が欲しいなど期限を具体的にしておくことで、その後のトラブルを未然に防ぐことができ、急ぎの場合は、その理由も明確にしておくことが大切です。

• 電話対応にお困りの方をお手伝い。大切な連絡を逃さない「CUBEの電話代行サービス」≫≫≫