電話同様メールにも時間帯の気遣いは必要？

• 電話対応にお困りの方をお手伝い。大切な連絡を逃さない「CUBEの電話代行サービス」≫≫≫

人気ランキングはこちら≫≫≫

電話とは違いメールなら何時でもOK？

電話の場合、ビジネスだけではなく一般常識として時間帯を考える人が多いと思います。
夜遅くの電話や早朝の電話など緊急事態以外にかける人はいなと思います。
では、メールの場合はどうでしょうか。
時間も場所も関係なく、いつでも、どこからでも送ることができるメール。
それだけにメールの送信時間は気にしていないという人も多いのではないでしょうか。
しかし、それは大きな間違いです。
手軽に利用できる

メールにも適した時間帯が存在します。

それを間違ってしまうと同じメールでも相手に与える印象は大きく異なり評価を下げてしまう可能性もあります。
それだけではなく、相手に不快感を与えてしまうほか、迷惑をかけてしまう可能性も出てきてしまうのです。
そのため、メールを送る際は電話同様、時間帯への配慮が必要です。
では、メールは何時までならOKなのでしょうか。
基本的に電話同様、業務時間内に送るということが鉄則です。
「会社に送るメールなのだから、特に業務時間を気にする必要はないのでは？」と思われる人もいるかもしれません。
確かに会社に送るメールの場合、業務時間外であれば、そのまま放置し業務時間内に確認すれば良いと思われるかもしれません。
パソコンへのメールなら、見られるときに見てもらえば良いと安易に考えてしまいがちです。
しかし、なかには、会社へのメールでも個人のスマホなどで確認している人もいます。
そのような人に対し業務時間内、しかも、深夜などにメールを送るとどうでしょうか。
これほど、迷惑なことはないと思われます。
そのような事態を回避するためにも、基本は平日の9時から17時、18時の間にメールを送ることが大切です。

業務時間内にメールを送ることが難しい場合

業務時間内にメールを送ることを意識していても、様々な理由からそれが難しくなることも考えられます。
例えば、今日中にメールを送る約束をしていたものの、なかなか仕事が進まず気付くと業務時間が過ぎていた場合、そのまま、放置することはできないと思います。
その場合、いつまでならメールの送信は許されるのか難しいところです。
明確な基準はありませんが、一般的な許容範囲としては業務時間の2時間前後なら問題ないかと思われます。
例えば、18時終業なら20時ぐらいなら迷わず、すぐにメールした方が安心です。
もしかしたら、相手はメールの返信を待っているかもしれません。
反対に22時など大幅に終業時間が過ぎている場合は、翌朝、メールの返信を行った方が無難です。
9時始業の場合なら7時頃を目安にメールを送っておきます。
その時間なら相手も起きていると考えられメールによって起こされるといった心配もありません。
メールは24時間365日利用可能な非常に便利なものです。
しかし、それだけに相手への気遣いが試されるものと言え、適材適所、臨機応変が求められる難しいものとなります。

メールに時間帯の気遣いは必要です

以上のことから、メールに対しても電話同様、相手への気遣いが必要だということが言えます。
そして、また、メールを受け取った側の対応も大切です。
例えば、毎回、業務時間外の遅い時間にメールを送ってくる人がいたとします。
そんな相手に毎回、業務時間外であってもメールの対応を行うと、それが当たり前だと相手に思わせてしまいます。
その結果、都合よく利用されてしまう可能性があります。
そうならないためには、緊急のメール以外は業務時間外に対応しないといった手段もメールを受け取る方において時には必要です。
これが、最終的には仕事をスムーズにそして、問題なく進めるためのポイントにもなります。

• 電話対応にお困りの方をお手伝い。大切な連絡を逃さない「CUBEの電話代行サービス」≫≫≫