知らず知らずのうちにやっている？NGな電話の取次ぎ方

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NGな電話の取次ぎ方

ちょっとした不注意、言葉足らずなどで起きてしまうNGな電話の取次ぎ方。
もしかしたら、相手を嫌な気持ちにさせているかもしれません。
ビジネスにおいて、そんな、NGな電話の取次ぎ方は致命的になることも…。
では、実際、例題を挙げてNGな電話の取次ぎ方を5つご紹介したいと思います。
1つ目は上司に「さん」や「部長」などを付けるです。
社内で呼び合う場合、「さん」や「○○部長」などと呼ぶことになりますが、電話の相手、つまり、社外の人に対しては「さん」や「部長」などは付けず呼び捨てが基本です。
にもかかわらず、「○○部長ですね」などといった電話の取次ぎはNGです。
同じ名前の社員がいる場合など肩書があった方が安心な場合は「部長の○○ですね。」と言えば問題ありません。
2つ目は案内が足らない場合です。
例えば、名指しされた社員が席を外している場合、「ただいま不在でして」や「ただいま離席中でして」だけで済ましていませんか？
これだけでは十分な電話の取次ぎができているとは言えません。
相手からすれば、「で？」となってしまいます。
単に今いないということを伝えるのではなく、その後のことを伝えることが大切です。
例えば、折り返し電話をかけるように伝言するなど明確にその後のことを伝えることが大切です。
3つ目は用件の確認です。
用件を確認しうえで電話の取次ぎを行った方がスムーズに取り次ぐことができます。
4つ目は確実に必要なことを確認したうえで取次ぎを行うことです。
相手の名前や社名など確認したうえで取り次ぐのが電話の取次ぎの鉄則です。
電話の場合、聞き取りにくい場合もあるかもしれません。
だからと言って流すのではなく、必ず聞き取れなかった場合や相手が名乗らなかった場合などは、「恐れ入りますが…。」と付け加え確認したうえで電話の取次ぎを行います。
最後、5つ目は基本、不在者の居場所や携帯電話、スマホの番号を相手に教えてはいけません。
これらは言うまでもなく個人情報です。
もし、相手に聞かれたとしても、こちらからかけなおすと伝えるようにします。
もちろん、「もし、○○さんから電話があった場合は携帯電話を伝えておいてほしい。」などと伝言があった場合は、そのようにします。

正しい電話の取次ぎ方

では、正しい電話の取次ぎ方とは、どのようなものになるのでしょうか。
電話の取次ぎ相手が社内に居る場合は、「○○でございますね。かしこまりました。ただ今代わりますので少々おまちください。」と取り次ぎます。
ここで大切なのは、必ず名前を復唱し確認することです。
復唱することで取次ぎミスを未然に防ぐことが可能です。
反対に電話の取次ぎ相手が不在の時は、「○○でございますね。申し訳ありません。○○はただ今外出（席を外して）しております。」と伝えます。
そして、これだけでは不十分です。
その後、「○時頃戻る予定です。」と戻り予定がわかる場合は、そのように伝え、「こちらからご連絡するよう、申し伝えましょうか？」など、その後の提案も忘れずに行います。
そして、折り返しの電話を行うことになったときは、常に取引を行っているような相手ではない場合、必ず電話番号の確認を行います。
その場合も確認した電話番号は必ず復唱します。
また、誰が電話の対応を行ったのかわかるように「○○が承りました。」と自分の名前を名乗ることも必要です。

難しい電話の取次ぎ問題は電話代行サービスにおまかせ！

電話の場合、相手の顔が見えず少しの行き違いで悪い印象を与えかねません。
それほど難しい電話の取次ぎ方。
そのため、様々なトラブルを未然に防ぐためにも電話代行サービスの利用がおすすめです。
電話代行サービスを利用すれば、電話の取次ぎミスなど発生せずに相手に不快な気持ちを与えることもなく、スムーズに電話の取次ぎを行うことが可能になります。

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